2015年4月2日 星期四

20150401-02 協助教專縣市初審

這兩天是教專縣市初審的日子,主任和老師們都很忙碌,各自有分工,而我被分到的工作是在收件區收件、確認審查學校是否通過審查委員那一關、確認高中和國中小的申請資料是否有繳齊、確認申請資料是否有在規定頁面蓋校長章、負責人章、與正本相符章等等。




在審查開始前先幫忙列印多年期初辦、多年期續辦、逐年期初辦、逐年期續辦等審查單。


在教專審查前一天製作簽到簽退表,由總務處的人員協助簽到退。



審查開始


我和教專助理負責收件區,玉環主任有幫我們貼收件注意事項在桌上,讓我們可以更快上手。

這兩天最難處理的事情是「當規定不明確時,該如何執行?」因為主辦單位的規定有改,與教育局人員認知不同,因此我們過程中一直得向教育局人員不斷確認。甚至主任和教育局人員有不同的說法,最後只好打電話向主辦單位高餐大確認,才知道現在規定改了,和以前不同。

過程中我們還曾因為要不要蓋章的問題讓申請的學校老師不愉快,因為審查委員認為不用,但我們這邊接收到的規定是要蓋章,因此麻煩老師回學校蓋完章再來,讓申請的學校老師覺得非常浪費時間且不必要。當時我們也覺得非常對不起這位老師,但又不得不遵守規定,以免影響申請學校的審查結果,後來還是經過審查委員打電話跟主辦單位協調後,才得出可以不用蓋章但若有帶章還是希望蓋的結論,使這位老師得以不用再跑一趟,平息了這個風波。

這兩天讓我開心的是:教育局人員有點不相信我是二月才來的實習老師,還以為我已經待在西門一段時間了,因為他覺得我反應很快、應對進退也很好。可能是因為我會發現問題點並馬上跟他回報、詢問吧,但這其實是因為規定若不明確,接下來我們的收件區會很混亂,所以我才想把每個細節都搞清楚,避免學校老師回去後,還要再請老師回來補件的窘境(過程中的確也發生過這類事),不過能獲得一些誇獎讓我工作更有動力啦!

綜合而言,其實教專審查最累的應該是這些申請學校的承辦人員,因為他們得準備一大疊資料,並符合種種瑣碎的規定,還得在審查這天請假來西門排隊審查,甚至面臨不符規定得回學校補件再來的情況,光是審查幾乎就要耗半天到一天的時間。再來又忙又累的還有教育局的人員和教務主任,不只是忙這兩天,前期的說明會、資料的準備、後續資料的整理和印製都要花不少的心力和時間,在審查的這兩天中甚至為了要等學校補件,還要忙到快六點,非常辛苦。

這件事也讓我發現小學活動很多,但人力卻非常不足,常常要一人當多人用,行政的工作量的確非常吃重......

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